Workshop: "Reclutamento e organizzazione dei volontari"
Due incontri in cui lavorerai direttamente sulla gestione dei volontari, individuando i fabbisogni, organizzando il reclutamento e lavorando sulla fidelizzazione.
Cosa troverai nel Workshop
Trova, organizza e fidelizza i tuoi volontari
Siamo lieti di presentare un nuovo workshop su un tema rilevante per moltissime associazioni: i Volontari.
Questo workshop vuole fornire ai presidenti strategie pratiche per fidelizzare, motivare e valorizzare i volontari, trasformandoli in una risorsa stabile e attiva. Molte associazioni faticano a trovare nuovi volontari e a fidelizzarli, a coinvolgerli in modo efficace e duraturo, e a farli sentire parte integrante del progetto associativo.
Tutto ciò genera una serie di situazioni faticose da gestire e che fanno finire il morale sotto i tacchi anche al presidente più ottimista:
- Alto turnover di volontari
- Calo dell’entusiasmo e della partecipazione
- Senso di solitudine operativa nei presidenti o coordinatori
- Perdita di continuità nei progetti associativi
Il workshop vuole rispondere a queste criticità offrendo strumenti concreti e facilmente applicabili per migliorare la gestione dei volontari e costruire relazioni stabili e soddisfacenti.
Il workshop sul reclutamento e l'organizzazione dei volontari
La nostra soluzione
OBIETTIVO: compilare i file dell’analisi dei fabbisogni di volontari e collaboratori dell’associazione e poi quelli relativi ai profili dei volontari, per poter partire fattivamente nel reclutamento o nella fidelizzazione dei volontari.
Modalità di lavoro
I partecipanti saranno divisi in classi online da una ventina di persone circa e assegnati a un tutor. Ci saranno alcune parti della sessione dove il consulente senior spiegherà cosa va fatto e come. Ci saranno altre parti, anche corpose dove necessario, in cui i partecipanti dovranno preparare i documenti della strategia di reclutamento, dei fabbisogni e del profilo dei volontari per la loro associazione, supervisionati dal loro tutor. In questo modo, al termine del workshop, avranno anche svolto EFFETTIVAMENTE il lavoro.
- Compilazione del file dei fabbisogni
- Preparazione della strategia
- Redazione dei profili
- Reclutamento fidelizzazione
Costruzione strategia Marketing
I punti chiave del workshop
Durante il workshop svolgerete le seguenti attività finalizzate ad aumentare il numero dei volontari dell'associazione
1. Analisi della situazione corrente e dei fabbisogni
In questa fase i partecipanti analizzeranno in modo strutturato la situazione attuale della propria associazione in relazione ai volontari e collaboratori. L’obiettivo è comprendere quali ruoli sono scoperti, quali attività richiedono supporto e quali competenze servono realmente. L’analisi dei fabbisogni permette di passare da una gestione basata sull’emergenza a una pianificazione consapevole, che aiuta a prevenire il turnover e a migliorare l’organizzazione interna.
2. Creazione dei profili dei volontari
Dopo aver chiarito i fabbisogni, si passa alla costruzione di profili chiari e dettagliati per i volontari ideali. Ogni profilo tiene conto delle competenze necessarie, del tipo di impegno richiesto e della motivazione più adatta al ruolo. Questo lavoro è fondamentale per comunicare in modo efficace con i potenziali volontari e per creare un allineamento tra i bisogni dell’associazione e le aspettative delle persone.
3. strategia, reclutamento e fidelizzazione
L’ultima fase è dedicata alla definizione di una strategia concreta e personalizzata per il reclutamento e la fidelizzazione dei volontari. I partecipanti, con il supporto del tutor, tradurranno quanto analizzato e progettato in un piano d’azione operativo: quali canali utilizzare, quali messaggi veicolare, come gestire i primi contatti, e quali azioni mettere in campo per mantenere attivi, motivati e soddisfatti i volontari nel tempo.
Il Programma del workshop
Durata: due ore e mezza circa
Prima sessione
“Il Ciclo di Gestione dei Volontari”
Introduzione
Il workshop si apre con la presentazione del percorso formativo e dei suoi obiettivi. Segue una breve introduzione dedicata al perché oggi la gestione efficace dei volontari è una leva cruciale per il successo delle organizzazioni no-profit.
Ricerca e selezione dei volontari
In questa sezione si esplora come individuare e attrarre i volontari giusti, a partire dalla costruzione di una job description chiara e motivante. Si approfondisce l’importanza di riconoscere e valorizzare le competenze individuali, per creare un primo contatto efficace e mirato.
Accoglienza e inserimento
Si affrontano le modalità per creare un’esperienza di ingresso positiva, strutturata e accogliente. L’orientamento iniziale e la definizione chiara delle mansioni diventano strumenti fondamentali per un inserimento sereno e funzionale, insieme a una buona assegnazione dei compiti basata su capacità e motivazioni personali.
Formazione e supervisione
Il tema della formazione viene trattato in chiave strategica, con la progettazione di percorsi formativi coerenti e sostenibili. Si riflette poi sull’importanza della supervisione continua e dello sviluppo delle competenze di chi coordina i volontari, per garantire qualità e continuità operativa.
Domande e conclusioni
Lo spazio finale è dedicato alle domande dei partecipanti e alla sintesi dei punti salienti dell’incontro, per fissare i concetti chiave e chiarire eventuali dubbi prima di proseguire con il secondo modulo.
Durata: due ore e mezza circa
Seconda sessione
“Fidelizzare e Mantenere Attivi i Volontari”
Introduzione e riepilogo
Il secondo incontro si apre con un breve ripasso dei temi affrontati in precedenza, a cui segue la presentazione degli obiettivi centrali della sessione: mantenere attivi i volontari nel tempo e consolidare il loro legame con l’organizzazione.
Ringraziare, restituire e celebrare
Questa parte è dedicata alle strategie per esprimere gratitudine in modo autentico, celebrare i successi e restituire ai volontari il senso dei risultati raggiunti. Vengono presentati casi pratici ed esempi ispiranti da cui trarre spunti utili.
Conoscere e coinvolgere di più
Si lavora sull’importanza di comprendere le motivazioni profonde dei volontari, per riuscire a coinvolgerli con richieste coerenti e stimolanti. Si analizzano anche strategie per riattivare ex volontari e soci, ampliando così la rete partecipativa.
Monitoraggio, motivazione e incentivi
Qui si introducono strumenti e approcci per monitorare le attività svolte dai volontari e valutare il loro livello di coinvolgimento. Vengono discusse tecniche per mantenere alta la motivazione nel tempo e creare sistemi di incentivi efficaci, anche simbolici.
Cnclusioni e domande ai tutor
L’ultima sezione è dedicata al confronto aperto con i partecipanti, seguita dalla sintesi dei principali takeaway: idee pratiche e indicazioni operative per costruire una strategia di fidelizzazione sostenibile nel tempo.
Domande Frequenti
Ma il workshop è online?
Sì! Il workshop è online e usiamo alcuni appositi strumenti informatici per trasmetterlo. Per partecipare ti sarà sufficiente avere una linea internet funzionante e un qualunque oggetto elettronico: telefono, tablet, computer che possa andare su internet. Ti consigliamo di avere una linea internet stabile, uno schermo non piccolissimo e un paio di cuffie per sentire bene.
A che ora si tiene il workshop?
Dipende dal singolo workshop ma generalmente o alle 14 o alle 18. Le sessioni sono settimanali e proseguono per tre settimane.
Mi avvisate voi per la data e l'ora del workshop?
Certo! riceverai alcune email prima del workshop che ti ricorderanno di partecipare al webinar con data e ora.
Come faccio a partecipare al workshop?
Il giorno del workshop, qualche ora prima dell’inizio, ti invieremo una email contenente il link per partecipare al workshop. Non dovrai altro che cliccarlo per partecipare al workshop.
Non ho ricevuto il link per partecipare, cosa faccio?
Niente panico. Per prima cosa controlla tutti i tuoi indirizzi mail, magari sei convinto di esserti iscritto con una mail e poi invece era un’altra. Se dopo aver controllato tutte le caselle di posta non lo troverai torna sul sito www.clubdeipresidenti.it e in ogni pagina vedrai in basso a destra un icona arancione, è la chat. Scrivici e uno dei nostri associazionisti provvederà a mandarti il link in tempo reale.
Durante il workshop posso fare delle domande?
Si, le puoi scrivere nella chat e il relatore risponderà alla fine del workshop. Oppure puoi chiedere la parola e farle a voce.
Ho una domanda relativa all'argomento del workshop ma privata, posso farla lo stesso?
Si, avrai a disposizione il whatsapp del tuo tutor e potrai scrivergli in privato evitando di mettere cose delicate in pubblico.
Cosa faccio se non riesco a partecipare al workshop?
Purtroppo non sono previste le registrazioni perché si tratta di attività pratiche svolte con i presidenti. Non è un corso teorico. In caso di gravi motivazioni potrai recuperare la sessione nell’edizione successiva del workshop